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• META Archivdepot bietet umfassende Expertise im Mix aus physischem und digitalem Archiv

• Komfortable Zugriffsmöglichkeiten unter einer gemeinsamen Plattform sowie bedarfsgerechte Wirtschaftlichkeitsberatung

Oberhausen, 19. September 2014. Physisch, digital oder hybrid als Kombination aus beidem: Vor dieser Entscheidung stehen viele Unternehmen, wenn es um die Langzeitlagerung ihrer Dokumente geht. Daher ist es wichtig, hierfür einen erfahrenen Dienstleister zu Rate zu ziehen, der nicht nur eine Archivierungsvariante und diese entsprechend als die in jedem Fall geeignetste anbietet – vielmehr sollte er alle Optionen im Portfolio haben und auf dieser Basis umfassend Empfehlungen geben können. Genau hier punktet META Archivdepot mit umfangreichem Know-how auch für die spezielle Form der hybriden Archivierung. Dies ermöglicht es dem langjährigen Spezialisten für Datenarchivierung, -logistik und -pflege, seinen Kunden passgenaue Lösungen für ihre individuellen Bedürfnisse zur Verfügung zu stellen. Eingeschlossen ist ebenso die ausführliche Beratung, für welche Bereiche sich eine Digitalisierung grundsätzlich anbietet und an welchen Stellen es gerade auch wirtschaftlicher ist, vorhandene Akten papiergebunden zu archivieren. Unabhängig davon, wie ein Unternehmen die Archivierungskonzepte in seinem Haus kombiniert, gewährleistet META Archivdepot jederzeit den schnellen und sicheren Zugriff auf benötigte Dokumente – komfortabel aus einer Hand. Die eigenentwickelte Archivierungssoftware ArchiStore® dient dabei als gemeinsame Plattform sowohl für digitalisierte als auch physisch archivierte Akten. Digitalisierte Dokumente hostet META Archivdepot auf eigenen Servern in Deutschland, die ausschließlich dafür genutzt werden, oder stellt sie den Unternehmen zur Verfügung, die sie auf ihren Servern selbst verwalten können.

„Das hybride Archivierungskonzept verknüpft in idealer Weise die Vorteile aus digitaler und papiergebundener Archivierung – hierbei liegt unser Fokus als Archivierungsspezialist und erfahrener Berater darin, in enger Zusammenarbeit mit den Unternehmen individuell herauszuarbeiten, für welche Dokumente welche Lösung die jeweils optimale ist“, erläutert Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter von META Archivdepot. „META Archivdepot bietet sowohl die externe physische Archivierung als auch die digitale unter einer Plattform und damit durchweg schlanke Lösungen, wovon Unternehmen aller Größen und jeglicher Branche, aber beispielsweise auch Finanzinstitute oder Versicherungen in hohem Maße profitieren.“

Was wann und wie digitalisieren
In der Regel liegt für Geschäftsunterlagen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bei zehn Jahren. Steht die Entscheidung an, bereits in Papierform archivierte Dokumente zu digitalisieren, umfasst die Beratungsleistung von META Archivdepot nicht zuletzt die Prüfung der Wirtschaftlichkeit als einem entscheidenden Faktor, denn hier gilt: Je geringer die Restlagerdauer von Dokumenten und die Zahl der Zugriffe darauf ist, umso wirtschaftlicher ist es, sie physisch zu archivieren. Umgekehrt spricht bei langen Restlaufzeiten und häufigen Zugriffen wiederum alles für eine Digitalisierung. Ähnlich verhält es sich mit neuen und „dynamischen“ Dokumenten wie etwa Personalakten, die immer wieder bearbeitet werden, oder Versicherungsdokumenten, solange ein intensiver Schriftverkehr mit dem Kunden stattfindet – hier kann eine Digitalisierung ebenfalls sinnvoll sein. Diese Art von Akten lassen sich zudem auch im Anschluss komfortabel in ein bestehendes Dokumenten-Management-System einbinden für einen einfachen Zugriff. Des Weiteren wird es immer üblicher, jegliche Eingangspost prinzipiell zu digitalisieren und in ein elektronisches Archiv zu überführen, so dass sie den Mitarbeitern direkt zur Bearbeitung vorliegt. Dies muss nicht zwangsläufig die anschließende Vernichtung des Papier-Originals bedeuten, denn es kann auf Wunsch aus Sicherheits- oder gesetzlichen Gründen weiterhin physisch archiviert werden.

Mit Scan-On-Demand bietet META Archivdepot darüber hinaus die Möglichkeit, für ein Unternehmen bei Bedarf Dokumente jederzeit nachzuscannen und sie digital zur Verfügung zu stellen. Ein weiterer Teil des Serviceportfolios ist die Unterstützung bei der Überprüfung, ob Dokumente auch nach einer Digitalisierung noch als Papierbeleg vorzuhalten sind. Dies ist insbesondere für Finanzinstitute von Belang, beispielsweise bei Kreditakten, wenn Sicherheiten oder notarielle Urkunden im Original aufbewahrt werden müssen. Für die Unternehmen stellt diese Vorgehensweise in jedem Fall eine entscheidende Erleichterung dar, da sie sich sicher sein können, dass ihre Dokumente fachgerecht hinterlegt sind.

Über META Archivdepot
Die Wurzeln von META Archivdepot in der Logistikbranche reichen dabei zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die in Familienbesitz befindliche META Archivdepot GmbH aus Oberhausen als erfahrener Spezialist und kompetenter Systemgeber rund um die Themen von Datenarchivierung, -logistik und -pflege. Seit 1995 bietet das META-System Kunden aller Branchen individuelle Lösungen für deren Archivlogistik. Zum Portfolio zählen insbesondere physische Aktenarchivierung, Datenträgerlagerung, Digitalisierung und Aktenvernichtung; im Mittelpunkt aller zentralen Prozesse steht die selbstentwickelte Software ArchiStore®. META Archivdepot agiert über ein flächendeckendes Netzwerk eigenständiger (allesamt DIN EN ISO 9001:2008-zertifizierter) Partner an 21 Standorten in Deutschland, den Niederlanden, in Österreich und in der Schweiz. Deren aktuelles eingelagertes Gesamtarchivvolumen beträgt rund 510.000 Aktenmeter. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle etwa 1.000 Mitarbeiter zur Geheimhaltung gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Sozialgeheimnis verpflichtet. Weitere Informationen können unter http://www.akten.net abgerufen werden.
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