Mit dem Jahresabschluss beginnt immer wieder auch eine neue Archiv-Phase – je nach Dokumentenart für sechs, acht oder auch zehn Jahre: Ein kompletter Jahrgang wird ins hauseigene Archiv verlegt und verbleibt dort bis zum Ende des Lebenszyklus der jeweiligen Akten. Jedoch würde die Aufbewahrung in einem externen Archiv mit entsprechender Fremdverwaltung weitreichende organisatorische, personelle und Kostenvorteile mit sich bringen. […]
Digitale Transformation
Geschäftsjahresabschluss als Chance für Neubeginn
Geld im Archiv sparen und die Prozesse optimieren
Gehring Group | Pressemeldung vom 1. Dez. 2025
Rechtliche Vorgaben verpflichten auch im Zeitalter von Digitalisierung und KI zur Archivierung von Originaldokumenten. Eine Auslagerung an externe Archive spart Fixkosten. […]
Roter Faden für den digitalen Wandel
Stadt Pirmasens | Pressemeldung vom 12. Feb. 2025
Digitaler werden und dabei den Menschen in den Mittelpunkt stellen – so lautet die Devise in Pirmasens. Dafür will die westpfälzische Stadt die verschiedensten innovativen Ansätze der digitalen Welt für sich und vor allem für seine Menschen und deren Lebensqualität nutzen. Im ersten Schritt hat die Stadtverwaltung bereits ein digitales Leitbild verabschiedet. […]
Digitale Poststelle stellt Weichen für mehr Nachhaltigkeit
Gehring Group | Pressemeldung vom 2. Dez. 2024
Mehr denn je steht die digitale Transformation von Prozessen auf der Agenda von Unternehmen: Unabhängig von Größe oder Branche lassen sich darüber enorme Effizienzgewinne erzielen. Dabei vollzieht sich der Umstieg von analogen in digitale Welten selten von heute auf morgen, sondern vielmehr als laufender Prozess. Hier kann das Einrichten einer digitalen Poststelle ein richtungsweisender Schritt sein, der die betriebliche Effizienz erhöht und zugleich die Folgeprozesse nachhaltiger macht. […]
E-Rechnungs-Pflicht als Türöffner fürs digitale Büro
Gehring Group | Pressemeldung vom 11. Jun. 2024
Zum 1. Januar 2025 schreibt das Wachstumschancengesetz allen Unternehmen im inländischen B-to-B die elektronische Rechnung (E-Rechnung) vor. Damit gemeint sind nicht bloße PDF-Rechnungen, sondern strukturierte maschinenlesbare Datensätze, die digital verschickt, empfangen und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können. Die Gehring Group, Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege, empfiehlt daher, die Notwendigkeit als Chance zu begreifen und zeitnah eine digitale Poststelle einzuführen. Diese nämlich verhindert Medienbrüche. […]