• Rechnungsempfänger müssen ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können –  Als Chance nutzen und Digitalisierung auf Poststelle ausweiten

• Modulare Angebote der Gehring Group ermöglichen schnellen und sicheren Aufbau sowie Betrieb digitaler Poststellen im eigenen Unternehmen oder ausgelagert

• Bewährtes Einführungskonzept für individuellen stufenweisen Einstieg in digitale Welten

Oberhausen, 11. Juni 2024. Zum 1. Januar 2025 schreibt das Wachstums­chancengesetz allen Unternehmen im inländischen Business-to-Business die elektroni­sche Rechnung (E-Rechnung) vor[1]. Damit gemeint sind nicht bloße PDF-Rechnungen, sondern strukturierte maschinenlesbare Datensätze, die digital verschickt, empfangen und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können. Gängige Formate hierfür sind insbesondere die XML-basierte XRechnung, die hybrid für Mensch und Maschine lesbare Spezifikation ZUGFeRD[2] sowie das elektronische Transferverfahren EDI[3] mit seinen mehreren Varianten bzw. Subsets.

Dabei gilt: Auch wenn die fehlende Einheitlichkeit der Übertragungswege dies erschwert, müssen die Adressaten ungeachtet geltender Übergangsfristen bereits zum Stichtag alle E-Rechnungen zuverlässig empfangen und verarbeiten können. Daran führt kein Weg vorbei. Die Gehring Group, Spezialist für Akten­archivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, empfiehlt daher, die Notwendigkeit als Chance zu begreifen und zeitnah eine digitale Poststelle einzuführen. Diese nämlich verhindert Medienbrüche, indem alle eintreffenden Briefdokumente maschinenlesbar gescannt, verschlagwortet und in die führenden IT-Systeme zur Weiterleitung an die zuständigen Personen überführt werden – inklusive E-Rechnungen in abweichenden Formaten, wenn sie vom eingesetzten FiBu-System nicht interpretiert werden können.

„Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Schon in wenigen Jahren wird man sich nicht mehr vorstellen können, ehemals umständlich offline fakturiert und kontiert zu haben“, prognostiziert Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Das gilt umso mehr für die digitale Poststelle als bedeutendem Meilen­stein auf dem Weg der digitalen Transformation. Wer sie eingeführt hat, mag sich kaum noch an die sprichwörtlich steinzeitlichen Verfahren zuvor erinnern. Daher sollte man jetzt Nägel mit Köpfen machen und besser gleich komplett die digitale Poststelle einführen. Diesen Schritt begleiten wir gern mit unserem vielfach bewährten Einführungskonzept, das auf der Grundlage langjähriger Expertise im Umgang mit digitalen Dokumenten entstanden ist.“

Mehr Flexibilität, Effizienz und Sicherheit im Büroalltag
Die digitale Poststelle hebt den Medienbruch auf, indem relevante elektronische mit Briefpost an zentraler Stelle zusammengeführt wird, um sie für die Weiterbearbeitung über das maßgebliche Kundensystem vorzubereiten. Dies ist notwendig, um nachgela­gert Workflows etablieren zu können, über die alle Dokumente (in Echtzeit und über die physischen Grenzen des Unternehmens hinaus) schnell und sicher an die zuständigen Stellen gelangen – inklusive Stellvertreterkonzepten. Auf diese Weise ersparen digitale Poststellen mit ihrem hohen Automatisierungsgrad Zeit und Geld, zudem minimieren sie Fehlerpotenziale wie etwa manuelle Fehlkontierungen in der Buchhaltung.

Die Gehring Group hat basierend auf ihren weitreichenden Erfahrungen ein Einführungskonzept entwickelt, das den schnellen und sicheren Aufbau wie auch den fortlaufenden Betrieb digitaler Poststellen ermöglicht – wahlweise im eigenen Unter­nehmen oder ausgelagert. Neben einschlägigen Beratungsdienstleistungen steht die Gehring Group gleichsam als versierter Partner bereit für die Implementierung und Durchführung interner wie externer digitaler Poststellen.

Zur ganzheitlichen Vorgehensweise der Gehring Group gehört (bei der externen digitalen Poststelle) das Umleiten der Kunden-Eingangspost zur ausgelagerten Scan-Station. Dort wird gemäß der vorherigen Absprache mit dem Auftraggeber entschieden, welche Dokumente überhaupt zu scannen sind. Das Einlesen erfolgt mithilfe von OCR (Optical Character Recognition)-Technologie, woraufhin sich die Indexierung und Überführung in das jeweils führende Kundensystem anschließen. Dies eröffnet die generelle Möglichkeit, von dort die Eingangspost über individuell definierte Workflows zu verteilen. Abschließend kann (je nach Aufbewahrungspflicht) das Quellmaterial datenschutzkonform geschreddert und entsorgt oder im Hochsicherheitslager der Gehring Group archiviert werden.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?
► https://youtu.be/jRLs78JXo7w

^[1] ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

^[2]  „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

^[3] „Electronic Data Interchange“

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größen­ordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstent­wickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdaten­schutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet und erzielte 2021 für ihr ganzheitliches System aus betrieblicher Gesundheits-, Zukunfts- und Invaliditätsvorsorge eine Top-3-Platzierung beim Deutschen bAV-Preis in der Kate­gorie KMU. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ gibt es einen betriebseigenen Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

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