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- META Archivdepot bietet optimale Archivierungslösungen bereits für Kleinstmengen
- Spürbare Ersparnis an Platz, Aufwand, Zeit und Kosten für Handwerks- und andere Kleinbetriebe
Oberhausen, 16. Januar 2015. Genau wie mittelständische und große Unternehmen sind auch kleine Firmen verpflichtet, ihre Geschäftsdokumente über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren. Auch bei kleineren Betrieben kommen auf diese Weise einige Regalmeter Akten zusammen, die es zuverlässig gegen Brand, Wasser oder Diebstahl geschützt zu lagern gilt mit der zusätzlichen Vorgabe, im Bedarfsfall jederzeit darauf zugreifen zu können. Das Problem: Oft genug fehlt zum einen der Platz für die sichere Lagerung, zum anderen die Zeit, die Dokumente nach sinnvollen Parametern zu archivieren. Vor diesem Hintergrund bietet META Archivdepot, Spezialist für Datenarchivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, maßgeschneiderte Angebote gerade auch für kleine Unternehmen. Der Service umfasst dabei die individuelle Beratung ebenso wie die komplette Abwicklung sämtlicher Prozesse von der Abholung der Akten, dem Transport zum Hochsicherheitslager, der EDV-seitigen Erfassung und Kennzeichnung bis hin zur Einlagerung. Wichtig für die Kunden: Alle Server befinden sich ausschließlich in Deutschland.
Die Services der Digitalisierung, der Aktensicherung und Rettung sowie der Aktenvernichtung runden das Portfolio ab. Hierbei gewährleistet der langjährige Experte, der deutschlandweit flächendeckend mit über 20 Standorten vertreten ist, den ständigen, schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente und erhebliche Kostenersparnisse.
Festangestellte und speziell geschulte Mitarbeiter sowie regelmäßige Prüfungen durch einen externen Datenschutzbeauftragten sorgen dafür, dass alle Datenschutzvorschriften permanent und lückenlos umgesetzt werden.
Was das Thema Aktenarchivierung betrifft, unterliegen kleine Unternehmen denselben Bestimmungen wie mittlere und große. Und genauso wenig haben sie Platz und personelle Ressourcen zu verschenken, wenn es um das sichere Lagern geht oder auch darum, die Ablauffristen genau im Auge zu behalten, kommentiert Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter von META Archivdepot. Dabei lohnt es sich schon bei kleineren Mengen, die Archivierung an einen externen Dienstleister auszulagern bei META Archivdepot ist beispielsweise die professionelle Lagerung eines Ordners in einem Hochsicherheitsarchiv bereits für wenige Cent im Monat realisierbar.
Bester Service mit schnellem Zugriff
Die Archivierung von Geschäftsbriefen, Buchungsbelegen, Rechnungen und ähnlichem bei META Archivdepot erfolgt in speziellen Hochsicherheitslagern. Dort werden die Akten erfasst, mittels Barcode eindeutig gekennzeichnet und im Anschluss in anonymen und codierten Archivkartons ihren verteilten Stellplätzen zugewiesen. Benötigt ein Kunde ein oder mehrere Dokumente, hat er die Möglichkeit, diese wahlweise über das Online-Portal von META Archivdepot, per E-Mail oder per Fax anzufordern; hierfür sind vorab entsprechende Zugriffsberechtigungen zu definieren. Sodann steht die gewünschte Akte innerhalb kürzester Zeit (auf Wunsch innerhalb von 15 Minuten) bereit und kann dem Kunden entweder im Original, als Kopie per Kurier, Fax, Post oder digital als Scan-on-Demand zur Verfügung gestellt werden, zudem ist auch eine Einsicht vor Ort möglich.
Über META Archivdepot
Die Wurzeln von META Archivdepot in der Logistikbranche reichen dabei zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die in Familienbesitz befindliche META Archivdepot GmbH aus Oberhausen als erfahrener Spezialist und kompetenter Systemgeber rund um die Themen von Datenarchivierung, -logistik und -pflege. Seit 1995 bietet das META-System Kunden aller Branchen individuelle Lösungen für deren Archivlogistik. Zum Portfolio zählen insbesondere physische Aktenarchivierung, Datenträgerlagerung, Digitalisierung und Aktenvernichtung; im Mittelpunkt aller zentralen Prozesse steht die selbstentwickelte Software ArchiStore®. META Archivdepot agiert über ein flächendeckendes Netzwerk eigenständiger (allesamt DIN EN ISO 9001:2008-zertifizierter) Partner an über 20 Standorten in Deutschland, den Niederlanden, in Österreich und in der Schweiz. Deren aktuelles eingelagertes Gesamtarchivvolumen beträgt rund 510.000 Aktenmeter. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle etwa 1.000 Mitarbeiter zur Geheimhaltung gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Sozialgeheimnis verpflichtet. Weitere Informationen können unter http://www.akten.net abgerufen werden.
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