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  Text Download Kunden profitieren bei der externen Datenarchivierung von deutlichen Kostenersparnissen, optimalem Datenschutz und schnellem Zugriff

Oberhausen, 5. September 2013. Per Gesetz sind Unternehmen jeder Größe und Branche zur sicheren Ablage ihrer Dokumente verpflichtet mit vorgeschriebenen Fristen für die Aufbewahrung beispielsweise von Geschäftspapieren, Jahresabschlüssen oder Inventaren. Die geforderte Archivierung beinhaltet gleichzeitig die Vorgabe, im Bedarfsfall auf die Dokumente jederzeit zugreifen zu können – eine große Herausforderung in Zeiten immer komplexerer Transaktionen und stetig wachsender Datenmengen. Auf genau dieses hochsensible Gebiet hat sich META Archivdepot aus Oberhausen spezialisiert: Der langjährige Experte für Datenarchivierung, -logistik und -pflege agiert als zuverlässiger Berater und Partner in allen Prozessen um das Aufnehmen, Ablegen, Aufbewahren und Abrufen von Dokumenten genauso wie um das Abholen und Anliefern. Das branchenunabhängige Portfolio umfasst dabei neben einer ausgefeilten Aktenlogistik, der Lagerung von Datenträgern sowie der Digitalisierung und Vernichtung von Akten auch deren Rettung und Sicherung. Auf diese Weise ist für die Unternehmen stets ein optimaler Datenschutz gewährleistet, sie können jederzeit auf die benötigten Dokumente zugreifen und profitieren zudem von Kostenersparnissen bezüglich ihrer räumlichen und personellen Ressourcen von bis zu 70 Prozent.

Die Dienstleistungen erbringt META durch lokal ansässige, mittelständische und inhabergeführte Partner; derzeit sind 20 in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in den Niederlanden flächendeckend tätig.

„Die Kernkompetenzen von META Archivdepot drehen sich um den kompletten Lebenszyklus der Kundenakten. Dies schließt auch eine umfassende Beratung der Kunden ein, schließlich ist kein Unternehmen wie das andere. Auf der Basis unserer langjährigen Erfahrung erarbeiten wir ganz individuell die optimale Lösung für die jeweiligen Kundenbedürfnisse – mit der Garantie, dass alle Daten in unseren modernen Hochsicherheitslagern sowohl zuverlässig verwahrt als auch jederzeit schnell verfügbar sind“, beschreibt Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der META Archivdepot, die Dienstleistungen.

Sichere Lagerung – schneller Zugriff
Die Spezialisierung von META Archivdepot liegt in der physischen Archivierung inklusive ausführlicher Beratung, Transport und Lagerung. Hierbei wird im Rahmen einer detaillierten Analyse der Archivstruktur, unter Berücksichtigung der Erwartungshaltung des Kunden, vor Ort im Unternehmen zunächst die bestmögliche Archivierungsform ermittelt. Im Anschluss erfolgt der Transport ins Hochsicherheitslager, danach werden die Daten umgehend erfasst – je nach Bedarf bis auf Einzelbelegebene –, wobei jedes Dokument mittels Barcode eine eindeutige Kennzeichnung erhält.

Die eigenentwickelte Software ArchiStore® ermöglicht es, die so gelagerten Dokumente anhand einer Volltextrecherche und/oder einer numerischen Suche in kürzester Zeit zu finden. Nach einer optionalen Kontrolle im vier Augen Prinzip werden die Dokumente dann in anonymen und codierten Archivkartons ihren verteilten Stellplätzen zugewiesen und sind dadurch noch besser geschützt. Benötigen die Kunden ihre Dokumente, so fordern sie sie über das Online-Portal von META Archivdepot, oder wahlweise per E-Mail oder per Fax an. Nach der Kontrolle der Zugriffsberechtigung und der Freigabe entnehmen die Mitarbeiter das gewünschte Dokument und senden es innerhalb kürzester Zeit (auf Wunsch innerhalb von 15 Minuten) entweder im Original oder als Kopie per Kurier, Fax, Post oder digital als Scan-on-Demand, darüber hinaus ist auch eine Einsicht vor Ort möglich.

Über die physische Archivierung hinaus bietet META Archivdepot auch eine sachgerechte Datenträgerlagerung in speziellen Tresoren, die Schutz vor Feuer, Wasser und Diebstahl gewährleisten. Auch die Digitalisierung der vorhandenen Papiere zählt zum Angebot; sie ermöglicht dem Kunden, seine Bearbeitungsprozesse noch effizienter zu gestalten. Zu den weiteren Serviceleistungen gehören Aktenrettung wie auch die datenschutzgerechte Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Die Vermietung einer professionellen Archivierungssoftware zur Inhouseverwaltung von Archiven rundet das Leistungsportfolio ab.

Über META Archivdepot
Die Wurzeln von META Archivdepot in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die in Familienbesitz befindliche META Archivdepot GmbH aus Oberhausen als erfahrener Spezialist und kompetenter Systemgeber rund um die Themen von Datenarchivierung, -logistik und -pflege. Seit 1995 bietet das META-System Kunden aller Branchen individuelle Lösungen für deren Archivlogistik. Zum Portfolio zählen insbesondere physische Aktenarchivierung, Datenträger- lagerung, Digitalisierung und Aktenvernichtung; im Mittelpunkt aller zentralen Prozesse steht die selbstentwickelte Software ArchiStore®. META Archivdepot agiert über ein flächendeckendes Netzwerk eigenständiger (allesamt DIN EN ISO 9001:2008-zertifizierter) Partner an 20 Standorten in Deutschland, den Niederlanden, in Österreich und in der Schweiz. Deren aktuelles eingelagertes Gesamtarchivvolumen beträgt rund 510.000 Aktenmeter. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle etwa 1.000 Mitarbeiter zur Geheimhaltung gemäß Bundesdatenschutzgesetz, Bankgeheimnis und Sozialgeheimnis verpflichtet. Weitere Informationen können unter http://www.akten.net abgerufen werden.
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