• Gehring Group übernimmt rund 250.000 Pensionsakten in die externe Archivierung und Verwaltung im Hochsicherheitslager

• Konzernweit bereits viertes Projekt seiner Art überzeugt durch besondere Effizienz sowie Förderung des Inklusionsgedankens bei der Umsetzung

Oberhausen, 15. Dezember 2021. Die Gehring Group, Oberhausen, hat im Auftrag eines großen privatisierten Staatskonzerns von dessen Standort Trier rund 250.000 Personalakten, die insgesamt etwa 11,5 Kilometer Regallänge umfassen, ins Hochsicherheitslager übernommen. Dort werden jetzt die versorgungsrelevanten Dokumente pensionierter Beamtinnen und Beamter bis zum Ende ihrer individuellen Aufbewahrungsfrist im Original archiviert, auf Abruf dem Kunden via DHL-Versand in verplombten Postboxen zur Verfügung gestellt und nach Rücksendung wieder einge­lagert. Darüber hinaus sind gemäß Auftrag von der Gehring Group alle hierfür freige­gebenen Akten datenschutzkonform zu vernichten und umweltgerecht zu entsorgen.

Für den gleichen Kunden hatte der mittelständische Spezialist für Aktenarchi­vierung, -logistik und -pflege bereits zuvor drei ähnliche und gleichfalls fortlaufende Aufträge umgesetzt. So wurden zunächst 2008 erstmals vom Standort Frankfurt am Main Pensionsakten zur externen Archivierung eingelagert – mit Folgeprojekten an den Standorten Köln und Münster. Anfang 2021 übernahm dann die Gehring Group am Kundenstandort Stuttgart 250.000 Personalakten von berenteten Angestellten. Hierbei erwies sich gerade das Stuttgarter Projekt wegen einer Vielzahl an unter­schiedlich zu betrachtenden und zu erfassenden Geschäftsprozessen als äußerst komplex. So wurde dort unter anderem ein kundenindividuelles Abfrageportal programmiert. Eine weitere Besonderheit: Während die Pensionsakten von Dritten nicht eingesehen werden dürfen und daher versiegelt wurden, kann die Gehring Group in die Personalakten der Angestellten kontinuierlich selbst Dokumente einsortieren und damit den Kunden weiter entlasten.

Premiere für innovative Technologie
Auch im Zuge des von Juni bis November 2021 durchgeführten Projekts in Trier wurden alle Akten mit Blick auf ihre besondere Schutzwürdigkeit zunächst versiegelt und vor dem Abtransport lediglich die Personalnummern auf den Aktendeckeln registriert. Anstelle der sonst üblichen händischen Erfassung setzte die Gehring Group hierfür zum ersten Mal überhaupt in einem Großprojekt ihre neuen Foto-Erfassungs-Wagen ein. Dies hatte einen hohen Automatisierungsgrad der durchgeführten Arbeiten zur Folge, wodurch sich der Einsatz vor Ort mit minimiertem Personaleinsatz äußerst effizient und präzise gestalten ließ. Außerdem eröffnet das innovative Verfahren den Einsatz von Menschen mit Behinderung in der Inklusions­abteilung der Gehring Group. Diese nämlich können am barrierefreien Arbeitsplatz und ohne nennenswerte körper­liche Beanspruchung die zuvor QR-Code-gelabelten und abfotografierten Akten mithilfe von OCR-Technologie in das Aktenverwaltungs­system importieren und prüfen. Die Gehring Group hat die Foto-Erfassungs-Wagen und das zugehörige Verfahren gemeinsam mit der Hochschule Ruhr West entwickelt.

Kumuliert umfassen die vier Projekte der Gehring Group über 900.000 Akten, die insgesamt rund 30 Kilometer Regallänge ausmachen; das Volumen wächst permanent durch neu hinzukommende Pensions- bzw. Rentenfälle. Bei den Archivalien handelt es sich größtenteils um Hängemappen mit Mittelhängung. Enthalten sind versorgungs­relevante papiergebundene Originale wie beispielsweise Renten- und Kinderakten, verschiedene Anträge und Genehmigungen. Die Gehring Group hat allein im November 2021 für alle drei Bereiche insgesamt 3.000 Anforderungen von Akten gezählt. Täglich erfolgen für den Beamtenbereich Versände an sowie Rücksendungen von den bundesweit verteilten Zentren. Hinzu kommen die Aus- und Zusortierungen im Angestelltensegment.

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Post­stelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ aus­gezeichnet. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ gibt es einen betriebseigenen Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

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