• Inhabergeführte Gehring Archivdepot, META Archivdepot und A. Denker Archivdepot bieten künftig unter neuem Dach der Gehring Group ihr erweitertes Leistungsspektrum flächendeckend an

• Modulares Angebot umfasst physische und hybride Archivierung, Scan-Services, digitale Poststellen, Archiv-Software-Lösungen, Datenträgerlagerung sowie Beratungs-Dienst­leistungen ‒  Schwerpunkt auf persönlicher Betreuung und individuellen Lösungen

• Moderner Außenauftritt der Gehring Group mit frischem Corporate Design und neuer Webwelt unter www.gehring.group

Oberhausen, 7. April 2017. Ansprechpartner Nummer eins rund um das Handling von Akten und deren langzeitliche Aufbewahrung: Mit diesem Anspruch positioniert sich die neu formierte Gehring Group als Spezialist für Archivlogistik. Ihr modulares, sich je nach Bedarf ergänzendes Angebot richtet sich an Unternehmen und Organisationen wie auch Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Dieses umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u.a. mit Services für die digitale Poststelle, außerdem selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot ‒ alles aus einer Hand und jeweils auf die Anforderungen der Kunden hin zuge­schnitten. Zu den ausnahmslos inhabergeführten Unternehmen der Firmengruppe mit Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) gehören die Gehring Archivdepot GmbH, die META Archivdepot GmbH und die A. Denker Archivdepot GmbH & Co. KG.

„Unter dem neu geschaffenen Dach der Gehring Group haben wir unser Profil geschärft und unsere Kompetenzen zu einem noch leistungsstärkeren Angebot gebündelt“, freut sich Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäfts­führung der Gehring Group. „Als Spezialist für Aktenlogistik bieten wir ein ganzheitliches Portfolio an, das von Archivierungs-Dienstleistungen und Scan-Services über spezialisierte Software-Produkte bis hin zur fachlichen Beratung reicht.“ Das Ziel vor Augen sei stets der nachhaltige Kundenerfolg, so Gehring weiter, und das unabhängig vom eigenen Portfolio: „Die Gehring Group tritt mit dem Anspruch des branchenweit besten Service-Angebots an.“

Selbstentwickelte Archivierungs-Software
Auf Basis vieler Jahre Erfahrung in der Langzeitarchivierung von Akten selbst­entwickelt und gepflegt, in den eigenen Hochsicherheitslagern erfolgreich im Einsatz und jetzt auch für Endkunden erhältlich: Die Software der Gehring Group bietet den Anwendern das notwendige System, aber auch den verlässlichen Rahmen für ihre tagtäglichen Prozesse rund um Archive und Akten. Die Lösungen lassen sich sehr einfach in bestehende Umgebungen integrieren, sowohl in Office-Szenarien als auch in führende Kundensysteme wie beispielsweise die ECM (Enterprise Content Management)-Suite windream, das Programmpaket für Insolvenzverwalter Winsolvenz oder DATEV. Garant dafür ist die Integration der Produkte in Microsoft-Windows-Umgebungen.

Zu den Anwendungen der Gehring Group gehören in erster Line die Archivierungs-Software ArchiStore® und der Profi-Scan-Client ArchiFile. Hinzu kommen Speziallösungen wie ArchiPharm® für Unternehmen aus der Pharma­industrie sowie Web-basierte Tools wie das Trackingportal ArchiTrack oder auch ArchiSort für die Aktensortierung.

Externe Archivierung im Hochsicherheitslager
Die Gehring Group bietet als erfahrener Experte auf den verschiedenen Gebieten der Archivierung kompetente und zuverlässige Unterstützung bei der externen Langzeitlagerung von Dokumenten an. Die flexibel skalierbaren Leistungen beginnen bereits mit der Auswahl der zu archivierenden Akten. Hier kann es sinnvoll sein, ausgewählte Teile der Archivalien zu scannen und ein hybrides Archiv aufzubauen: Digitalisierung, wenn etwas noch vergleichsweise oft benötigt wird, und strukturierte Akteneinlagerung, wenn etwas aufbewahrt werden muss, ohne dass ein häufiger Zugriff zu erwarten ist. Es folgt der gesicherte Transport zur Gehring Group nebst Erfassung und Einlagerung. Die Archivierung aller Dokumente erfolgt dort in Hochsicherheitslagern barcodegestützt in anonymen und codierten Archivboxen nach dem System der chaotischen Lagerung: Die Kartons werden nach dem Zufallsprinzip und verteilt ihren endgültigen Stellplätzen zugewiesen.

In den Lagern sind sie insbesondere gegen Feuer, Wasser, Diebstahl und Spionage gesichert. Nach dem Versprechen der Gehring Group können die archivierten Dokumente autorisierten Personen schon innerhalb von nur fünfzehn Minuten wieder zugänglich gemacht werden. Selbstverständlich werden auch die Aufbewahrungsfristen der Akten überwacht und nach Freigabe des Kunden erledigt die Gehring Group die datenschutzgerechte Aktenvernichtung. Mithilfe der eingesetzten Archivierungs-Software ArchiStore® wurden bereits 930.000 Akten­meter eingelagert und dabei 27 Millionen Erfassungen sowie 2,1 Millionen Zugriffe auf archivierte Dokumente abgebildet.

Professionelles Scannen und Digitalisieren
Die Gehring Group unterstützt mit Rat und Tat bei der Digitalisierung von Printdokumenten aller Art und zwar unabhängig von deren Größe, Material und Beschaffenheit. Wahlweise im Scan-Center oder auch vor Ort beim Kunden werden über die Standardformate wie A4 hinaus auch Kleinstbelege aufwärts bis hin zu Zeichnungen in A0 digitalisiert. Damit lassen sich beispielsweise auch Baupläne, Mikrofilmkarten und Zeichnungen unterschiedlicher Art digitalisieren und für die weitere Verwendung aufbereiten. Dabei übernimmt die Gehring Group bei Bedarf bereits das Vorbereiten der Dokumente wie beispielsweise das Entfernen von Heftklammern und Post-it-Aufklebern.

Für das Scannen stehen hochwertige Profi-Werkzeuge zur Verfügung wie Einzugs-, Buch- und Zeichnungs-Scanner. Das Zielformat (z.B. PDF, PDF/A, JPG, TIFF) kann kundenindividuell festgelegt werden. Das gilt auch für das Verwenden von Kompressionsverfahren und das Einbinden von Metadaten wie Titel, Erstellungs- und Änderungsdaten oder auch Schlüsselwörter. Individuell festlegen lassen sich unter anderem auch Auflösung und Farbwert (Schwarz, Graustufe oder Farbe) bzw. ob eine Datei den gesamten Ordner, Registereinheiten oder auch nur einzelne Vorgänge enthalten soll; leere Seiten können auf Wunsch automatisiert aussortiert werden.

Die Gehring Group bietet im Rahmen ihrer Scan-Services auch dezidierte Angebote für den Aufbau und den Betrieb einer digitalen Poststelle. Ihre Aufgabe ist es, auch den gedruckten Anteil der Eingangspost elektronisch in Umlauf zu bringen. Die hierfür notwendigen Einzelleistungen reichen vom Öffnen und Scannen der Briefe über die automatische Formularerkennung und dem Einspielen ins führende Kundensystem bis hin zur Zuordnung der richtigen Adressaten.

In diesem Zusammenhang kann entweder eine postalische Umleitung veranlasst oder die tägliche Eingangspost zur Bearbeitung bei den Kunden bzw. direkt aus deren Postfach abgeholt werden. Möglich ist ferner, dass der Auftraggeber nach Durchsicht und Vorselektion die Eingangspost selbst zur Gehring Group bringt.

Von individuellen Beratungsleistungen profitieren
Nicht immer können oder dürfen Unternehmen ihr gesamtes Aktenarchiv an externe Dienstleister auslagern. Für solche Fälle bietet die Gehring Group neben dem eigenen Hochsicherheitsarchiv auch die notwendigen Beratungsdienstleistungen für den Aufbau und die Pflege von Inhouse-Archiven an. Auch dieses Angebot ist skalierbar und reicht von der punktuellen Beratung bis zur Komplettbetreuung. Dabei bringt der DIN EN ISO 9001-zertifizierte Archivspezialist seine weitreichenden Erfahrungen aus der externen Archivierung ein und stellt auch seine leistungsfähige Archivierungs-Software zur Verfügung. Jederzeit können auch nur Teilbereiche der anfallenden Aufgaben an die Gehring Group ausgelagert werden. Optional können auch zur Unterstützung zusätzlich externe Mitarbeiter für den Einsatz im Inhouse-Archiv abgestellt werden.

Darüber hinaus steht den Kunden eine ganze Bandbreite weiterer Beratungs-Dienstleistungen zur Verfügung zu Kernthemen wie ECM-Lösungen oder Qualitäts­management.

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u.a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot. Zur Gruppe gehören die inhabergeführten Unternehmen Gehring Archivdepot, META Archivdepot und A. Denker Archivdepot. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group dem Bundes- und Landesdatenschutz­gesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet. Weitere Informationen können unter http://www.gehring.group abgerufen werden.

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