• Wer erinnert sich? Einst war der Einsatz von Enterprise Resource Planning (ERP)-Software ausschließlich Konzernen und Großunternehmen vorbehalten. Längst jedoch steht dem Mittelstand der Weg offen zur Standardisierung und damit auch Rationalisierung der Prozesse und mittlerweile setzen sogar kleinere Betriebe ERP-Produkte erfolgreich ein.

Schwetzingen und Dresden, 10. Januar 2019. Gerade für vergleichsweise kleine Unternehmen ist es umso wichtiger, die Einführung der integrierten Pakete für unternehmensweite Anwendungen mit Weitblick zu planen. Schließlich sind doch dort Human wie auch finanzielle Ressourcen in aller Regel beschränkt und bieten wenig Spielraum für ineffizientes Vorgehen.

Dabei können die Herausforderungen je nach Ausrichtung und Branche zwar deutlich voneinander abweichen, aber nichtsdestotrotz gibt es einige allgemeingültige Aspekte, die mit Blick auf eine erfolgreiche Einführung für alle gleichermaßen zu beachten sind:

Sorgfalt bei der Auswahl
Frei nach Schillers Glocke und dem „Drum prüfe, wer sich ewig bindet“ sollte von vornherein genau geprüft werden, ob die Features der ERP-Lösung und das Angebot des Software-Hauses dahinter wirklich passen. Schließlich kann es wie im Gedicht bei einem Fehlgriff schnell heißen: „Der Wahn ist kurz, die Reu ist lang!“

Weitblickende Projektplanung
Nicht selten lassen sich erst einmal eingetretene Implementierungsfehler bis auf die Planungsebene zurückverfolgen. Erst eine saubere Planung nämlich bietet das solide Gerüst für die spätere Durchführung des Projekts und die detaillierte Umsetzung der dezidierten Anforderungen im Unternehmen. Dabei ist es wichtig, möglichst vieles von dem zu antizipieren, was nachfolgend benötigt wird, um die Prozesse zu verbessern. Und je genauer das vonstattengeht, desto effizienter und erfolgreicher gestaltet sich später die Umsetzung.

An die Daten denken
Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung sauberer Daten. Schlechte Datenqualität multipliziert Probleme in alle Prozesse hinein und zwar interne wie externe. Dabei geht es nicht nur um Dubletten, sondern um Aspekte wie Aktualität, Eindeutigkeit, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und viele Gütekriterien mehr. Vor einer Datenmigration sollten daher auf alle Fälle etwaige Mängel beseitigt werden. Der Aufwand dafür kann durchaus hoch sein, er lohnt sich aber auf alle Fälle.

Prozesse gestalten
Saubere Geschäftsprozesse gibt es nicht geschenkt, sie lassen sich auch nicht ohne Zutun über die Einführung einer Software ins Unternehmen holen. Bestehende Abläufe eins-zu-eins in ein neues ERP-System zu spiegeln, mag insofern der schnellere Weg sein, aber nicht immer der sinnvolle. Auf keinen Fall sollte man der Verlockung unterliegen, schlecht funktionierende Prozesse zu übernehmen und darauf zu vertrauen, dass sich diese mit der Zeit einspielen. Wer hingegen den Systemwechsel als eine Chance zur grundlegenden Optimierung betrachtet, wird von dem Projekt mehr profitieren und zwar schon bevor er mit der eigentlichen Implementierung des neuen Systems beginnt.

Die Anwender mitnehmen
ERP-Software ist für Anwender geschrieben, daher ist ihr erfolgreicher Einsatz immer auch von den Menschen abhängig, die sie bedienen. Die Auswahl eines geeigneten Projektteams von Key-Usern aus allen Abteilungen und mit einem Querschnitt des Qualifikationsniveaus sorgt in aller Regel für glatte Implementierungen und schnelles Ausrollen im gesamten Unternehmen. Dabei sollte man stets auch die möglichen Sorgen und Ängste der Mitarbeiter bedenken – Stichwort Change Management.

Ganzheitlich denken
Erst nach umfassenden Tests der etablierten Funktionalitäten, Abläufe und Schnittstellen kann der Echtstart erfolgen, mit oder ohne Backup durch das etwa noch temporär parallel gefahrene Altsystem. Beim Go-Live ist das gesamte Projektteam gefordert, zumal die Einführung nicht mit dem Produktivstart erledigt ist. Vielmehr müssen die praktischen Erfahrungen gesammelt, bewertet und in gezielte Optimierungsmaßnahmen umgesetzt werden im Sinne einer fortlaufenden Weiterentwicklung des neuen ERP-Systems.

Sich mit seinem ERP-Projektpartner auf Augenhöhe zu begegnen, der die speziellen Bedürfnisse kennt und auch versteht, ist für ein erfolgreiches ERP-Einführungsprojekt unabdingbar. Vor diesem Hintergrund ist es gerade für mittelständische Unternehmen wichtig, mit einem Implementierungs­partner zusammenzuarbeiten, der die typischen Konstellationen im Mittelstand kennt und über das Praxiswissen verfügt, mit diesen umzugehen.

Über eine solch konsequente Ausrichtung auf die Anforderungen mittelständischer Anwender verfügt der ERP-Spezialist SOU mit seiner eigenentwickelten und plattformunabhängigen ERP-Lösung sou.matrixx. Diese wird aktuell weltweit von Anwendern aus den unterschiedlichsten Branchen genutzt und auf Basis modernster Technologien ständig weiterentwickelt. Durchgängig flexibel skalier- und anpassbar, bedienerfreundlich und auf die konkreten Anforderungen insbesondere des Mittelstands zugeschnitten, verfügt sou.matrixx über einen hohen funktionalen Abdeckungsgrad aller Geschäftsbereiche wie Beschaffung, Fertigung, Absatz, Marketing, Buchhaltung, Verwaltung sowie Lohn- und Zeitwirtschaft.

Autor: Marco Mancuso, CFO SOU AG

Hintergrundinformationen zu SOU
Die SOU AG ist ein international agierendes mittelständisches Softwareunternehmen in privatem Besitz mit Standorten in Schwetzingen und Dresden. Weltweit vertrauen SOU über 350 mittelständische ERP-Kunden aus den Bereichen Fertigungsindustrie und Großhandel. SOU hat sich auf die Entwicklung und den Vertrieb von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware für den Mittelstand sowie auf das Anbieten plattformunabhängiger IT-Dienstleistungen für Großunter­nehmen und Konzerne spezialisiert. Weitere Informationen sind unter https://sou.de erhältlich.

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