• Archivverwaltungs-Software ArchiPharm® bildet gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zuverlässig ab ‒ vom Erfassen und Archivieren über die Entnahme und Rückführung bis hin zur datenschutzkonformen Entsorgung

• Branchenspezifische Ausrichtung ermöglicht Pharma-Herstellern, -Händlern und -Dienst­leistern den leichten und sicheren Umgang mit archivierten Unterlagen aller Art

• Gehring Group bringt Know-how und langjährigen Erfahrungsschatz aus Software-Entwicklung, Dokumentenmanagement und Archivierung im Aufbau auch weiterer Branchenlösungen ein

Oberhausen, 12. Januar 2018. Kaum eine andere Branche unterliegt derart ausgeprägten regulatorischen Anforderungen: Die Pharma-Unternehmen müssen neben der anspruchsvollen Compliance zugleich auch höchsten Standards genügen etwa hinsichtlich Dokumentensicherheit und Rückverfolg­barkeit. Vor diesem Hintergrund bietet die Gehring Group, Oberhausen, mit ArchiPharm® eine für Pharma-Hersteller, -Händler und -Dienstleister konzipierte Archiv­verwaltungs-Software. Die Branchenlösung basiert auf der eigens von dem Spezialisten für Archivlogistik selbstentwickelten Standardlösung ArchiStore® und wurde in Zusammenarbeit mit Sanofi-Aventis umfassend auf die Besonder­heiten der Branche eingerichtet; dazu zählen beispielsweise die GxP-Standards oder auch FDA-Vorschriften. Mithilfe von ArchiPharm® lassen sich im Archiv Dokumente aller Art über ihren kompletten Lebenszyklus hinweg lückenlos verwalten. Dabei sorgen effiziente Workflows auf Basis von Barcode-Technologie für ein einfaches und sicheres Handling von der Erfassung und Archivierung über protokolierte Entnahme- und Rückführungsprozesse bis hin zur datenschutz­konformen Entsorgung der Akten. ArchiPharm® wurde auf dem Microsoft .NET Framework entwickelt und verwendet MS SQL als Datenbanksystem.

ArchiPharm® wird seit 2003 bereits von Sanofi-Aventis Deutschland für die Archivierung am Standort in Frankfurt am Main eingesetzt. „Mit ArchiPharm® realisieren wir ungeachtet der hohen Archivvolumina äußerst schnelle Daten­zugriffe und dokumentieren lückenlos sämtliche Transaktionen“, erklärt Harry Zobel, Leiter Site-Archiv der Sanofi-Aventis Deutschland GmbH in Frankfurt am Main. 2016 wurden im Rahmen eines Relaunches die sukzessive gewachsenen Funktionalitäten konsolidiert und die Archivverwaltungs-Software erhielt einen neuen technologischen Unterbau. „Als langjähriger Software-Partner überzeugt die Gehring Group uns durch ihren persönlichen, stets kunden- und lösungs­orientierten Betreuungsstil mit betont kurzen Reaktionszeiten“, so Zobel.

Ausgewählte Features von ArchiPharm®
Als mandantenfähige Lösung ermöglicht ArchiPharm® den unternehmensüber­greifenden Einsatz und gewährleistet dabei die strikte Trennung der Bereiche. Hier punktet die Anbindung an den Microsoft-Verzeichnisdienst Active-Directory, der im Rahmen der Berechtigungsstruktur den komfortablen Zugang per Single-Sign-On gestattet. Unabhängig vom Format wie etwa E-Mail, PDF, TIFF, Word- oder Excel-Datei lassen sich relevante Dateien flexibel an erfasste Dokumente anhängen. Zudem können zu jedem Dokument beliebig viele frei definierbare Zusatzattribute erfasst werden, so zum Beispiel Chargennummern oder Register. Alle Prozesse von ArchiPharm® funktionieren barcodegestützt, was gerade auch den Einsatz verschiedener Handhelds für Erfassungsaufgaben ermöglicht. Der Zugriff auf erfasste Daten kann per Volltext-Recherche erfolgen und gestaltet sich selbst bei hohen Volumina mit über 1 Mio. Datensätzen äußert schnell.

Zahlreiche Features erlauben ein effizientes Arbeiten, das an die speziellen Bedürfnisse der Anwender angelehnt ist. Dazu gehört unter anderem die Funktion „Stapel-Änderung“, mit der man in nur einem Arbeitsschritt die Daten vieler Dokumente anpassen kann; eine große Zeitersparnis kann dies etwa beim Editieren von Aufbewahrungsfristen und Product-Codes bringen. Optional ist die Anbindung an ArchiCapture® möglich: Der Profi-Scan-Client der Gehring Group unterstützt beim Anhängen von Digitalisaten an Dokumente.

ArchiPharm® begleitet Produktklassifizierungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg von der Forschung bis hin zum fertigen Produkt und das ohne jegliche Brüche in der Archivierung. So liefert etwa die Suche nach dem Handelsnamen eines Produkts auf Wunsch im Ergebnis auch allen vorherigen Entwicklungsstadien. Des Weiteren protokolliert die Lösung alle Änderungen relevanter Archivdaten; diese Transaktionskontrolle wurde eigens implemen­tiert, um etwaigen Manipulationsversuchen entgegenzuwirken.

Flexibel und anpassungsfähig
ArchiPharm® lässt sich flexibel an individuelle Kundenwünsche anpassen, so zum Beispiel im Bereich Reporting. Neben einem umfangreichen Set an Standard-Reports ermöglicht ein zusätzlicher Reportdesigner das Erstellen individueller Berichte und Auswertungen. Die modulare Struktur und eine strikte Trennung von Funktionalität und Datenhaltung garantieren dabei, dass alle Anpassungen der Kundenanwendungen updatefähig bleiben. In dieser Flexibilität liegt gleichzeitig der Schlüssel für den Aufbau auch weiterer Branchenlösungen auf der Basis von ArchiStore®.

„ArchiPharm® entspricht den engen Vorschriften der US-amerikanischen Food and Drug Administration und wurde so entwickelt, dass die Anwender nach den sogenannten GxP-Richtlinien arbeiten können, die insbesondere in Medizin, Pharmazie pharmazeutischer Chemie bedeutsam sind“, erklärt Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäftsführung der Gehring Group. „Mit ArchiPharm® sind daher auch detailliertest vorgegebene Dokumenten­validierungen möglich, unsere Archivverwaltungs-Software eignet sich insbesondere auch für das Exportgeschäft mit den USA.“ Seit 1995 bringt die Gehring Group hierfür weitreichendes Know-how und langjährige Erfahrungen aus den Kernbereichen Software-Entwicklung, Dokumentenmanagement und Archivierung mit.

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u.a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot. Zur Gruppe gehören die inhabergeführten Unternehmen Gehring Archivdepot, META Archivdepot und A. Denker Archivdepot. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group dem Bundes- und Landesdatenschutz­gesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet. Weitere Informationen können unter http://www.gehring.group abgerufen werden.

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