Elopak setzt bei Finanzen und Controlling konzernweit auf PORTOLAN iEVM
Ein passendes Rechnungswesen im internationalen Verbund

Als einer der weltweit führenden Anbieter für Verpackungssysteme für nicht kohlensäurehaltige flüssige Lebensmittel ist es Elopak gewohnt, seine Kunden mit Komplettlösungen aus Verpackungen und Abfüllmaschinen zu bedienen. Das bewährte Konzept ’alles aus einer Hand’ spiegelt sich auch in der IT-Landschaft des Weltkonzerns wider, in dessen Mittelpunkt das zentrale ERP (Enterprise Resource Planning)-System ERPLX (vormals BPCS) steht. Zunächst nur als Ergänzung in der Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung eingesetzt, kommt jetzt auch die internationale Finanzbuchhaltung PORTOLAN iEVM sukzessive konzernweit zum Einsatz.

Phase I – Einstieg über die Kostenrechnung
Schon fast zehn Jahre lang gehört Elopak zu den Anwendern von iEVM. Der weltweit vertretene Anbieter von Verpackungssystemen für Flüssignahrungsmittel wie frische Milch oder Säfte hatte sich 1998 zur Installation der Kostenrechnung der modularen Produkt-Suite für internationale Finanzbuchhaltung & Controlling von PORTOLAN entschieden. Der Entschluss fiel vor dem Hintergrund der Partnerschaft des Ilsfelder Softwarehauses mit dem damaligen BPCS-Anbieter SSA im deutschsprachigen Raum. „Eine einfache Buchhaltung war in BPCS zwar als ERP-Funktionalität vorhanden, diese bot uns aber weder eine effiziente Abbildung von Kostenstellenrechnung und Kundendeckungsbeitragsrechnung, noch ermöglichte sie Segmentanalysen“, berichtet Thorsten Möller, Direktor Finanzen für die Werke der Elopak Gruppe. „Für die Einbindung von iEVM in unser ERP sprachen vor allem der vielfach bewiesene hohe Integrationsgrad, die sehr guten vorhandenen Funktionalitäten und letztendlich auch die Vielsprachigkeit der Lösung.“ 

Blueprint-Konzept ermöglicht ...
Das Kostenrechnungsspektrum umfasste schon vor der Ausweitung in sieben weitere internationale Standorte eine Kostenstellenrechnung sowie Standardkalkulation, Kundendeckungsbeitragsrechnung und Corporate Reporting inklusive Bilanz und G&V-Berichten. Um die Installationen in Dänemark, Großbritannien, den Niederlanden, Norwegen, Schweden und den USA möglichst effizient zu gestalten, entwickelten Softwareanbieter und -anwender gemeinsam ein als Blueprint bezeichnetes Template. Im Wesentlichen wurde dabei am Standort Speyer zunächst ein für alle internationalen Standorte relevanter Pilot-Standard parametriert, eingehend getestet und erfolgreich in den Echtbetrieb übernommen. Aufgrund der guten Zusammenarbeit mit den Lieferanten gelang es Elopak damals, die Gesamtlösung aus ERPLX und dem Controlling von Portolan in nur einem Jahr in Deutschland auf Basis eines Gruppenstandards zu implementieren.

... effizienten Rollout
Mithilfe eines Sitemanagers und spezialisierten Key-Usern war der schrittweise Rollout der Kostenrechnung bis 2001 „wie am Schnürchen“ abgeschlossen, wie Thorsten Möller resümiert. „Die Kostenrechnung von iEVM ist heute in ausgewählten Ländern im Einsatz.“ Dabei können die Anwender ihre Applikationen wahlweise in der Konzernsprache Englisch oder in ihrer eigenen Landessprache nutzen. 

Zeitnahe Abschlüsse generieren
Seit 1999 ist eine Hyperion Business Intelligence-Lösung zur Konzernkonsolidierung des Berichtswesens in Betrieb, die Elopak erweiterte Möglichkeiten in den Bereichen Analyse, Planung und Reporting bietet. Sie wird insbesondere von der iEVM-Deckungsbeitragsrechnung PRM mit operativen Daten gespeist. Beide Lösungen spielen eine zentrale Rolle bei der Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse, die seit 2004 nach den Rechnungslegungsvorschriften der International Financial Reporting Standards (IFRS) durchgeführt werden. Die Landesgesellschaften müssen hierfür jeweils bis zum achten Arbeitstag nach Monatsultimo ihre umfassenden, mit PORTOLAN erstellten Abschlussdaten wie beispielsweise Saldenlisten, G+V- und OP-Werte abliefern. Diese in Hyperion überführten Daten werden daraufhin in dem BI-System verifiziert, konsolidiert und liegen etwa drei bis fünf Tage später dem norwegischen und lokalen Management vor.

Phase II – Von lokalen Lösungen zum ganzheitlichen Ansatz
Trotz der Erfolge der ersten Implementierung der Gesamtlösung erkannte man auch Probleme, die viele internationale Unternehmen tragen müssen. Durch die lokalen Datenbanken ergaben sich über die Zeit seit 2001 viele lokale Anpassungen. Der Zeitdruck der damaligen Installation sorgte bei manchen Tochtergesellschaften für eine Übernahme historischer Stammdaten anstelle der Gruppenstandards. Letztlich erreichte Elopak auch nicht den Automatisierungsgrad und die Verbesserung der Abläufe im internationalen Verbund, die man sich erhofft hatte. Ende 2004 wurde daraufhin das „Infrastruktur“-Projekt gestartet. Thorsten Möller, verantwortlicher Projektmanager, beschreibt hierzu: „In einem ersten Schritt sollten die beiden größten europäischen Werke in Deutschland und den Niederlanden und der größte Vertriebshub in der Schweiz – verantwortlich für 20 Länder – auf die aktuellste IT-Plattform, eine IBM System i, Modell 520 mit den neuesten Softwareversionen von ERPLX und Portolan, gehoben werden. In einem zweiten Schritt sollen die drei Länder in eine Datenbank konsolidiert werden. Vereinheitlichung von Datenstandards, einfachere Prozesse und eine höhere Datentransparenz sind logische Folgen.“
 
Global Geschäfte machen – lokal rechnen
Mit dem Wechsel auf die neueste Version ERPLX 8.3 entstand für Elopak Handlungsbedarf in der Finanzbuchhaltung: Der damalige Lizenzgeber SSA bot hierfür ein Doppel aus BPCS und ihrer eigenständigen Fibu an. Da die Fibu nicht mehr eine vollständig integrierte Lösung darstellte, eine neue Implementierung nötig machte und zudem nicht über ein Controlling verfügte, wollte man Alternativen untersuchen. Man hatte mit iEVM schon im Controlling – von der Umsetzung des Projekts in time und on budget bis hin zum einwandfrei funktionierenden Echtbetrieb –durchweg gute Erfahrungen gemacht, weswegen sich Elopak zur genaueren Evaluation zwischen den SSA- und PORTOLAN-Finanzbuchhaltungen entschloss. „iEVM bereits als Controllinglösung im Einsatz zu haben und auch in der FiBu zu nutzen, stellte uns eine einheitliche Oberfläche für das gesamte Rechnungswesen in Aussicht“, erinnert sich Thorsten Möller. „SSA hingegen bot keine Controllinglösung an und hätte damit eine Insel in unserem sonst durchgängigen Konzept dargestellt.“ Zudem offeriert PORTOLAN mit seinen aktuell 19 Sprach- und 27 Länderversionen gerade mittelständischen Unternehmen mit internationaler Präsenz, aber auch (wie bei Elopak der Fall) Tochterfirmen grenzüberschreitend operierender Konzerne die notwendige Flexibilität, ihre globalen Geschäfte mit einer einheitlichen Finanzbuchhaltungs- und Controlling-Lösung abzubilden und dabei stets die jeweiligen Anforderungen der lokalen Steuerbehörden zu erfüllen. „Außerdem bietet das iEVM-Finance eine sehr hohe Funktionalität und ein ansprechendes Look-and-Feel“, wie Thorsten Möller ergänzt.

Rollout nach bewährtem Prinzip
Wie erwähnt war der Einsatz der Finanzbuchhaltung für zunächst drei strategisch wichtige Standorte geplant: die zwei konzernweit größten Produktionsstätten in Deutschland und den Niederlanden sowie die größte Marketinggesellschaft in der Schweiz. Auch in diesem Projekt war der Standort Speyer für den Kickoff zuständig. Nach erfolgreicher Testinstallation wurde dort im Februar 2005 die iEVM-FiBu (FIA) inklusive Materialbuchhaltung (IPC) und Rechnungsprüfung (IAU) in ERPLX integriert. Da PORTOLAN bereits über eine langjährige Erfahrung als BPCS-Implementierungspartner verfügte, ging die Integration wie erwartet glatt vonstatten. Nach bewährtem System folgte im Januar 2006 der Rollout bei zwei niederländischen Töchtern und im gleichen Jahr bei zwei Elopak-Häusern in der Schweiz. Dabei sind beachtliche Datenmengen zu verarbeiten. So sind beispielsweise alleine in den Niederlanden in den letzen fünf Jahren um die drei Millionen Belege in der Deckungsbeitragsrechnung aufgelaufen.

Freie Sprachwahl inbegriffen
Nachdem die holländische Variante 2006 in Live-Betrieb ging, kommt seit Januar 2007 bei Elopak s.r.o. in Prag mit der tschechischen eine weitere spezielle Sprachversion zum Einsatz. Noch für das laufende Jahr ist darüber hinaus die Installation einer schwedischen Landes- und Sprachversion geplant. 

Auch die Hardware aus einem Guss
Wie wichtig für Elopak die Konsolidierungsbestrebungen sind, zeigt sich auch an der Plattformstrategie. Mittlerweile wurde in Norwegen ein IBM System i, Modell 520, eingerichtet. Auf diesem hostet Elopak heute im Zuge des schrittweisen FiBu-Deployments alle lokalen Satelliten auf nur einem einzigen DB/2-Datenbanksystem, und im nächsten Schritt sollen dann auch die zurzeit noch drei BPCS-Datenbanken zu einer konsolidiert werden. Den Serverzugang für die konzernweit 235 ERPLX/iEVM-Anwender in zehn Ländern ermöglichen dabei jeweils Standleitungen. Dazu Thomas Möller: „Möglich ist dies nur mit einem hochintegrierten Gesamtsystem wie unser Doppelspiel aus ERPLX und iEVM, das auf den IBM-Midrangeplattformen zuhause ist und nationale Anforderungen mit globalen Rahmenbedingungen auf einen Nenner bringt.“
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Autor:	Andreas Becker
		ABecker@ars-pr.de

Ergänzend zu Elopak
Elopak ist weltweit führender Spezialist für die Herstellung und den Vertrieb von Verpackungslösungen für nicht kohlensäurehaltige flüssige Lebensmittel. In Deutschland unterhält der 1957 gegründete norwegische Konzern mit der Elopak GmbH in Speyer am Rhein eine hundertprozentige Tochtergesellschaft mit 200 Mitarbeitern. Dabei tritt das Unternehmen als Systemanbieter auf, der seinen Kunden aus einer Hand neben Getränkeverpackungen wie Pure-Pak für Milchprodukte, Fruchtsäfte, Wasser sowie andere, nicht mit Kohlensäure versetzte Getränke auch Abfüllmaschinen, zusätzliches Equipment, Service- und Finanzierungsleistungen anbietet. Zu den Kunden gehören in Deutschland unter anderem Campina, Merziger, GROPPER Molkerei und FSP Frische. Weitere Informationen erhalten sind unter www.elopak.com erhältlich.

Ergänzend zu PORTOLAN
Die 1990 gegründete PORTOLAN Commerce Solutions GmbH, Ilsfeld, zählt zu den führenden Anbietern betriebswirtschaftlicher Lösungen. Zentrales Produkt ist mit iEVM ein auf der IBM System i- und Microsoft Windows-Plattform einsetzbares modulares Softwarepaket für mittelständische Unternehmen sowie Tochterfirmen grenzüberschreitend operierender Konzerne. Dabei handelt es sich um eine in 19 Sprach- und 27 Länderversionen verfügbare, international ausgerichtete Rechnungswesen-Suite mit Finanzbuchhaltung, Anlagenmanagement, Konzernkonsolidierung und Controlling. PORTOLAN betreut mit etwa 100 Mitarbeitern weltweit mehr als 1.000 Kunden in über 50 Ländern. Das Unternehmen gehört seit Februar 2003 zum Firmenverbund der Würth-Gruppe, die aus über 350 Gesellschaften mit mehr als 50.000 Mitarbeitern in 80 Ländern besteht. Weitere Informationen sind unter http://www.PortolanCS.com erhältlich.

Weitere Informationen:
PORTOLAN Commerce Solutions GmbH			Elopak GmbH
Nicole Neuffer							Thorsten Möller
Renntalstraße 20						Brunckstraße 22
D-74360 Ilsfeld 						D-67346 Speyer
fon: +49 (0) 70 62 / 919-0					fon: +49 (0) 6232-639-201
fax: +49 (0) 70 62 / 919-110					fax: +49 (0) 6232-639-820
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